Gegara pandemi banyak aktivitas offline yang diubah menjadi online. Salah satunya adalah persidangan, sidang online bisa untuk seminar proposal, sidang skripsi, sidang tesis hingga sidang disertasi.
Beberapa waktu lalu ada teman yang melakukan sidang terbuka disertasi secara online. Saya sedikit bantu-bantu melakukan persiapan sidang online untuk memastikan bahwa selama sidang berlangsung enggak ada gangguan sama sekali.
Sebenarnya nggak ada masalah dengan sidang online, karena selama ini teman saya sudah cukup terbiasa menggelar perkuliahan secara online. Yang menjadi masalah adalah ketika melakukan pemutaran video, video tidak terkirim dengan baik sehingga mendapat protes dari profesor yang ikut mempersiapkan sidang tersebut. Selain gambar yang patah-patah, audio juga tidak bisa didengarkan.
Jadi sebenernya tugas saya adalah memastikan bahwa video yang diputar itu tidak mengalami kendala dan bisa dilihat oleh semua peserta sidang dengan lancar. Dari kasus tersebut, akhirnya saya mencoba nulis pengalaman mempersiapkan persidang disertasi online yang membutuhkan pemutaran video selama persidangan.
Permasalahan Video dan Penyelesaian
Permasalahan tersebut terjadi bukan karena hardwarenya kurang mumpuni, tetapi karena kecepatan internetnnya. Beberapa langkah berikut ini sudah saya coba sebelum akhirnya membuat kesimpulang di akhir artikel.
- Jaringan wifi Indihome paket 20mbps di public area (hotel) – video 1080p / full hd diputar patah-patah
- Jaringan LAN dengan paket internet masih sama di public area (hotel) dengan panjang kabel LAN 20an meter. Semua akses point dimatikan sementara – video 1080p / full hd diputar masih patah-patah
- Jaringan smartfren yang ketika di speedtest di lokasi sekitar 10mbps – video 1080p / full hd diputar hasilnya juga masih patah-patah`
- Setelah video diganti 720p di ketiga jaringan di sebelumnya, hasilnya masih patah-patah tapi sudah lebih mending dari sebelumnya
Dari situ saya simpulkan bahwa koneksi internet mumpuni untuk stream videonya. Meskipun pakai LAN, jaringan sudah dipakai di beberapa titik yang sama-sama menggunakan kabel LAN. Dari kesimpulan tersebut, akhirnya saya putuskan saja lokasi sidang disertasinya pindah ke kantor saya.
Kenapa? Karena di kantor saya menggunakan jaringan 20mbps yang digunakan hanya oleh segelintir orang yang bisa di swicth sementara ketika sidang menggunakan mifi. Sehingga jaringan fiber optik hanya akan digunakan untuk sidang online.
Setelah dicoba di rumah, ternyata video bisa berjalan dengan cukup baik meski kualitasnya 720p. Sedangkan teman lain yang bantu cek dapat memutar lebih baik pada paket indihome berkecepatan 30mbps, bahkan paketan ini juga bisa stream dengan cukup baik untuk video 1080p.
Akhirnya sidang selama 2 jam bisa berjalan tanpa ada gangguan teknis sama sekali. Paling sesekali terdengar lagu sari roti yang lewat di komplek sama para bocil tetangga yang sesekali teriak.
Persiapan Teknis Sidang Online
Kalau kamu akan melakukan persidangan online, entah itu untuk seminar proposal, sidang skripsi, sidang tesis, sidang disertasi dan sejenisnya. Ada baiknya kamu mempersiapkan beberapa hal berikut ini. Jangan sampai momen penting sidang kamu tidak tampil dengan maksimal
Gunakan Laptop / Komputer
Untuk acara sepenting sidang jangan menggunakan handphone! Gunakan laptop / komputer dengan spesifikasi yang lumayan.
Aplikasi untuk meeting online memakan cukup banyak resource yang akan membuat kerja komputer / laptop spek nanggung terlalu berat. Sehingga bisa mendapatkan kendala ketika digunakan untuk menjalankan aplikasi-aplikasi yang mungkin dibutuhkan selama presentasi
Hindari penggunaan handphone, jujur saya nggak nyaman kalau meeting ginian pakai handphone. Prefer dengan pc atau laptop sih. Lebih nyaman.
Siapkan Dokumen dalam 1 Folder
Buat satu folder yang mudah diakses (misal di desktop) dan pindahkan semua dokumen yang dibutuhkan ke dalam folder tersebut. Sehingga apabila dibutuhkan ketika presentasi kamu tau harus pergi kemana tanpa harus mencari ke folder-folder tersembunyi
Jangan sampai kamu salah menampilkan dokumen ketika presentasi, terutama untuk yang melaksanakan sidang online. Daripada nggak lulus karena kesalahan file yang ditampilkan. Mending semua file final yang dibutuhkan selama presentasi dipersiapkan dalam satu folder.
Hindari Wifi di Tempat Publik, Gunakan Kabel LAN
Selama ada kabel LAN yang bisa digunakan, pakailah. Jangan menggunakan wifi! Kenapa? karena jaringan wifi nggak stabil. Apalagi kalau jaringannya ada di tempat umum yang nggak bisa dikontrol penggunanya. Koneksi dengan kabel akan lebih stabil dibandingkan wifi
Saya sarankan untuk menggunakan jaringan internet private ( di rumah) menggunakan kabel LAN. Karena kita bisa meminimalisir segala kemungkinan gangguan yang terjadi di jaringan. Karena ketika kita menggunakan wifi publik, kita tidak bisa memastikan apakah ketika sidang pengguna internet di jaringan tidak banyak. Kebutuhan penggunaan jaringan seperti apa juga kita tidak tahu
Di jaringan privat (rumah) kita bisa memastikan bahwa nggak ada orang lain yang memakai jaringan kita ketika sidang. Karena pakai LAN, tinggal matiin aja wifinya. Beres. nggak pake ribet 😀
Gunakan Dual Monitor & Kamera (Jika perlu)
Kalau selama sidang kamu memiliki operator sendiri, kamu wajib menggunakan 2 monitor. Dimana kamu bisa memanfaatkan kamera dan monitor laptop untuk tampil di online meeting sekaligus memantau bahwa screen yang ditampilkan benar. Sedangkan monitor kedua digunakan untuk operator memantau screen meeting.
Karena kamu menggunakan kamera pada laptop, pastikan kamu menggunakan keyboard dan mouse external yang dapat digunakan oleh operator di dekatmu. Karena operator juga butuh memantau layar sekaligus mengakses keyboard dan mouse untuk membantumu.
Kalau temanku kemarin menggunakan kamera external untuk tampil di meeting dan memantau meeting dengan monitor eksternal. Sedangkan laptop beserta keyboardnya dijalankan penuh oleh operator. Sehingga benar-benar fokus menghadap kamera dan buku disertasi untuk presentasinya
Pencahayaan
Pencahayaan juga cukup penting lho. Beradalah di tempat yang cukup terang. Apabila kurang cahaya, lebih baik pinjem / beli ringlight yang harganya gak sampai 100 ribuan.
Jangan sampai penampilanmu ketika sidang yang cukup penting ini kacau gegara tempat kamu kurang terang. Mungkin akan jadi penilaian tersendiri untuk para pengujimu.
Backup Modem & Listrik
Karena tinggal di kota kecil seperti Blitar, terkadang ada pemadaman listrik bergilir yang tentu akan berdampak pada jalannya sidang. Meski nggak berharap, nggak ada salahnya untuk tetap berjaga-jaga segala kemungkinan terburuk yang bisa saja terjadi.
Saya menggunakan UPS APC untuk backup power buat jaga-jaga kalau ada pemadaman. Laptop dan monitor eksternal masih bisa bertahan sekitar setengah jam. Sedangkan internet saya menggunakan Mifi sebagai backupnya. Jangan lupa memastikan bahwa providermu di lokasi meeting memiliki sinyal yang baik.
Kalau mau pasang instalasi jenset untuk rumah mending percayakan ke tukang listrik yang kompeten. Jadi instalasi enggak cuma asal nyala aja sih. Tapi bisa meminimalisir berbagai risiko yang bisa saja terjadi.
Gladi Bersih
Apabila semua persyaratan teknis di atas sudah dilakukan, ada baiknya kamu meminta bantuan teman membantu dalam gladi bersih. Seolah-olah kamu sedang presentasi dan dia memperhatikan bahwa semua yang kamu presentasikan dapat berjalan sesuai rencana
Jangan sampai di sidang yang sangat penting kamu justru mengalami beberapa kendala sehingga dapat mengganggu performamu ketika presentasi. Maklum, kalau udah gupuh karena ada kesalahan teknis pikiran jadi kacau. Karena beberapa teman Mbak Earlike pun mengalami banyak kendala ketika melakukan sidang sehingga hasilnya nggak bisa maksimal
Tanya Jawab
Mungkin kalau ada yang mau bertanya tentang persyaratan teknisnya ya silakan tulis di kolom komentar. Nanti akan saya pindahkan di sini untuk jadi kolom tanya jawab seputar persiapan teknis ujian online / presentasi online.
Leave a Comment