Cara Membuat Pembukuan Keuangan Sederhana untuk Usaha Kecil

cara membuat pembukuan keuangan sederhana untuk usaha kecil
Cara membuat pembukuan keuangan sederhana untuk usaha kecil. Image by Steve Buissinne from Pixabay

Cara Membuat Pembukuan Keuangan Sederhana untuk Usaha Kecil – Sebuah topik yang sudah mulai dipertimbangkan oleh para pemilik usaha kecil seperti aku. Sudah terlalu lama memiliki usaha tetapi kalau ditanya detail tentang pembukuan keuangannya aku masih nol putul. Oleh karena itu aku mencoba membuat pembukuan keuangan sederhana meski usaha masih kecil menggunakan google spreadsheet yang gratis dan dapat diakses dari mana saja.

Dengan adanya pembukuan keuangan sederhana ini, aku bisa mempelajari berapa omset bulanan dari produk yang aku jual, salah satunya Cincin Perak. Konsistensi mengisi pembukuan keuangan ini juga dibutuhkan untuk mendapatkan data yang lebih akurat.

Nah, untuk itu pada kesempatan ini aku mau berbagi tentang bagaimana cara membuat pembukuan keuangan sederhana untuk usaha kecil menggunakan google spreadsheet. Supaya teman-teman bisa juga memperhitungkan bagaimana pengeluaran dan pendapatan tiap bulan, sehingga juga bisa dengan mudah menentukan budget untuk membeli handphone baru.

Manfaat Membuat Pembukuan Sederhana untuk Usaha Kecil

Memiliki pembukuan yang berisi data penjualan merupakan salah satu hal yang cukup penting untuk mempelajari bagaimana sebuah usaha itu berkembang. Oleh karena itu, kenapa pembukuan itu penting walau sederhana. Setidaknya dengan membuat pembukuang keuangan sederhana untuk usaha kecil kita bisa mendapatkan beberapa manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut ini

  • Mengetahui secara pasti omset dan pendapatan dalam jangka waktu tertentu. Misalnya dalam waktu satu bulan
  • Mengetahui trend pembelian produk yang dijual. Untuk beberapa produk, naik turunnya omset itu sudah wajar. Karena produk-produk tersebut memang banyak di cari di musim-musim tertentu seperti cincin perak dan baju muslim.
  • Mempermudah dalam pembayaran pajak karena data pemasukan dan pengeluaran itu ada.

Kurang lebih 3 poin di atas yang merupakan manfaat paling besar dari sebuah pembukuan. Oleh karena itu, pada kesempatan ini aku mau menuliskan bagaimana cara membuat pembukuan keuangan sederhana untuk usaha kecil.

Membuat Pembukuan Keuangan Sederhana untuk Usaha Kecil

Biasanya, orang-orang akan membuat sebuah file excel / spreadsheet untuk memulai sebuah pembukuan. Dimulai dengan nomor, tanggal, item dan sejenisnya. Namun setelah menjalani selama beberapa saat. Menurutku, cara paling mudah untuk membuat pembukuan keuangan adalah dengan membuat form pemesanan untuk mencatat pesanan masuk.

  • FORM PESANAN, berupa form dimana kita bisa melakukan input data lebih mudah tanpa harus membuka dokumen spreadsheet yang juga bisa berpotensi merusak isi data yang sudah diinput. Form pesanan ini hanya bisa diakses oleh customer service yang menerima pesanan.
  • FILE SPREADSHEET, berupa dokumen spreadsheet atau excel yang berisi data hasil inputan dari form pesanan. Jadi yang diinputkan oleh Customer Service akan disimpan di dalam file spreadsheet inil. Dalam file spreadsheet ini, kita bisa menambahkan rumus sehingga bisa mengetahui jumlah pesanan, nilai pesanan, omset bahkan bisa mengetahui laba.

Software-software kasir sebenarnya juga menggunakan model seperti ini sih. Kasir hanya bisa melakukan input produk yang terjual. Tidak ada wewenang untuk melihat keseluruhan transaksi yang sudah terjadi. Hasil inputan kasir disimpan dalam sebuah database yang biasanya menggunakan mysql. Sedangkan supervisor atau manager bisa melihat tampilan mysql yang lebih cantik untuk mempermudah membaca data.

Namun karena pada kesempatan ini aku mau berbagi cara membuat pembukuan sederhana untuk usaha kecil memanfaatkan layanan google yang gratis. Ya kita sebagai pemilik usaha harus memahami bagaimana cara kerjanya. Sehingga nanti kalau keuangan sudah cukup mumpuni, bisa berlangganan software kasir yang memepermudah pembukuannya. Berikut langkah-langkah yang harus di lakukan secara berurutan.

Membuat Form Pemesanan

Langkah pertama membuat sebuah form pemesanan produk. Fungsi dari form ini adalah mencatat pesanan yang masuk. Buka Google Form. Nggak perlu bikin form terlalu ribet, beberapa elemen yang ada dalam form ini adalah

  • Tanggal Pemesanan
  • Nama Pemesan
  • Barang yang dipesan (aku lebih suka bikin 1 inputan untuk masing-masing rasa. Karena dengan begitu bisa mengetahui penjualan produk mana yang paling banyak. Misalnya sambel pecel. Aku bikin kolom untuk masing-masing rasa yaitu pedas, sedang dan tidak pedas. Lihat gambar di bawah ini
Form Keuangan Sederhana
Kolom inputan untuk masing-masing form
  • Alamat Pengiriman
  • Kurir
  • Ongkos Kirim
  • No Resi

7 Elemen di atas merupakan isi dari form keuangan sederhana menggunakan google spreadsheet versiku. Setelah berhasil membuat form di atas, langkah selanjutnya adalah mulai input pesanan yang masuk dalam waktu satu hari menggunakan form tersebut. Cara membagikan atau mengakses form supaya bisa diisi, tekan tombol send di bagian kanan atas, kemudian klik tombol rantai dan buka link.

Google Form untuk Keuangan Sederhana
Bagikan form untuk diisi oleh diri sendiri atau customer service

Apabila sudah berhasil, kini saatnya kita masuk ke langkah yang kedua.

Export Input Form ke Spreadsheet

Langkah kedua itu kita export hasil inputan / respon menjadi spreadsheet. Caranya dengan membuka tab response pada form (hanya admin pembuat form / orang yang punya wewenang edit yang bisa melakukannya). Klik view in spreadsheet yang sudah ditandai seperti gambar di bawah ini.

Lihat Catatan di Excel
Melihat isi form di spreadsheet

Hasil inputan di spreadsheet kurang lebih akan tampak seperti gambar di bawah ini

Isi spreadsheet dari form
Isi spreadsheet dari form

Sudah berhasil melihat kolom seperti contoh di atas? Apabila sudah, sekarang saatnya bermain dengan sedikit rumus matematika sederhana untuk mengetahui omset dan keuntungan dari produk yang sudah terjual.

Memasukkan Rumus Perhitungan untuk Mengetahui Omset dan Keuntungan

Sebelum memasukkan rumus perhitungan untuk mengetahui omset dan keuntungan adalah mengetahui berapa harga pokok produksi. Kalau produknya kulakan ya tinggal ngisi nilai kulakannya berapa.

  • Rumus omset = Harga Jual Barang x Jumlah Barang yang laku
  • Rumus laba = (Harga jual barang – harga produksi) x jumlah barang yang laku

Jadi jika di spreadhseet yang aku buat, rumusnya jadi seperti ini

  • =SUM(20000*(D3+E3+F3))
    • SUM merupakan rumus penjumlahan di spreadsheet / excel
    • 20000 merupakan harga jual barang yang dikalikan jumlah yang terjual di kolom D3 (Sambel pecel pedas) + E3 (sambel pecel sedang) + F3 (sambel pecel tidak pedas)
  • =SUM((20000-17500)*(D3+E3+F3))
    • SUM merupakan rumus penjumlahan di spreadsheet / excel
    • 20000 merupakan harga jual barang
    • 17500 merupakan harga produksi / kulakan
    • Dikalikan jumlah produk yang terjual yaitu D3 + E3 + F3
Contoh pembukuan keuangan sederhana dengan spreadsheet
Rumus perhitungan omset di spreadhseet / excel

Jadi ketemu kan berapa omset dan keuntungan dari setiap transaksi yang kamu inputkan menggunakan form yang tersedia? Nah, cara di atas sebenarnya masih memiliki kelemahan. Karena setiap ada inputan form, formula yang sudah dituliskan akan menghilang dan kembali kosong meski sebelumnya sudah ada formulanya.

Untuk mengatasi ini, aku baca-baca katanya sih bisa menggunakan ARRAYFORMULA, namun sudah aku coba untuk otak-atik masih belum bisa. Jadi sementara ini aku menggunakan formula yang sudah aku tulis di atas, nanti kalau lagi nganggur tinggal copy formula di atasnya untuk ditarik ke bawah.

Nanti kalau aku sudah nemu rumus yang bener akan aku update lagi artikel ini. Atau kamu punya solusinya? Bisa coba tuliskan di kolom komentar, nanti akan aku update di postingan ini untuk membantu teman-teman lain yang membutuhkan.

Bisa Menirukan Cara Membuat Pembukuan Keuangan Sederhana untuk Usaha Kecil?

Jadi bagaimana? Apakah sudah bisa membuat pembukuan keuangan sederhana untuk usaha kecil yang saat ini kamu jalankan? Rumus itu belum fix, jadi kamu bisa custom sesuai dengan keinginan, karena ini sederhana untuk satu produk saja, contoh di atas juga cukup sederhana karena setiap toko online aku memiliki form dan laporan sendiri-sendiri.

Sementara ini aku menggunakan laporan semacam ini untuk mengetahui berapa pendapatan bulanan dari salah satu lini usaha yaitu jualan sambel pecel. Sedangkan untuk yang lain

Bagikan tulisan ini di

Leave a Comment