4 Etika Menulis Email yang Baik

etika menulis email
etika menulis email. Foto sendiri

Aku sering mendapatkan email dari orang-orang yang nggak aku kenal, dan lebih dari setengahnya tidak aku balas. Kenapa? Males! Bayangin, kamu tetiba ditodong melalui email disuruh bantuin orang tanpa tahu siapa orangnya. Aku jadi bingung, sebenernya orang-orang itu tau nggak sih etika menulis email yang baik? Kalau kelihatan masih anak-anak kadang ya aku bales, apalagi kalau ada tanda-tanda memberikan pendapatan cuan :D. Tapi kalau udah tua yasudah lah cuma langsung skip aja.

Bahkan belum lama ini aku ketemu dengan orang yang pernah mengirim email dan nggak aku balas. Kurang lebih begini percakapannya.

Mas Pandu, kok sombong sih. Aku DM nggak di bales. Padahal waktu itu mau promo event

Aku jadi inget proposal event yang dimaksud oleh ibu tersebut. Proposalnya sih aku liat bagus. Tapi bagaimana dia mengirimkannya yang nggak aku terima. Berikut alasan kenapa email itu nggak aku bales

  • Subject kurang jelas cuma nama event
  • Tidak memperkenalkan diri. Siapakah kamu duhai pengirim proposal melalui email ?
  • Email isinya cuma PDF, nggak ada penjelasan maksud dan tujuan ngirim email tersebut. Lalu aku mau bales apa?

Akhinya aku putuskan untuk menulis panduan berkirim email yang baik dan benar supaya nanti kalau ada email gak jelas tinggal aku kasih link ini. Jadi biar belajar etika dalam menulis email.

Etika menulis email juga bisa berpengaruh untuk para blogger yang ingin dapat uang dari blog. Karena kebanyakan komunikasi dan kerjasama dengan beberapa pihak itu menggunakan email Jadi ada baiknya benar-benar bisa memposisikan diri dan menjaga etika dalam menulis email.

Our attitude towards others determines their attitude towards us

– Earl Nightingale

Berikut etika menulis email yang baik menurutku

Kenali Siapa Penerima Email

Sebelum mengirimkan email, kamu harus mengenali atau minimal mengetahui siapa yang akan kamu kirimi email. Seorang pemuda kah? Atau seorang bapak-bapak atau bahkan sebuah perusahaan maupun instansi pemerintahan? Masa iya kamu kirim random emailnya? Kan nggak mungkin.

Kalau orang yang menerima emailmu sudah sangat akrab, mungkin email seperti gambar di bawah ini nggak akan jadi masalah.

Etika mengirim dan menulis email
contoh email kerjaan dari teman paling ngguateli :))

Nggak mungkin kamu akan mengirim email dengan subject dan bahasa seperti di atas. Syukur kalau cuma diabaikan, tapi kalau sampai dibales dan sumpah serapahin ya nggak tau lagi sih. Jangan di tiru contoh screenshot email di atas ya!

Dengan mengetahui siapa penerima email, kita bisa dengan mudah menentukan bahasa yang digunakan. Nggak mungkin kan kalau mengirimkan email ke sebuah perusahaan maupun dosen menggunakan bahasa gawl kekinian? Nggak sopan.

Gunakan bahasa resmi yang pernah dipelajari melalui pelajaran Bahasa Indonesia mulai dari SD sampai SMU. Nggak perlu sampai pakai bahasa yang rumit dan teknis seperti skripsi.

Sesuaikan Subject Email dengan Isinya

Subject email itu sama dengan judul dari email. Seperti pada penulisan artikel, pastikan menulis subject sesuai dengan isinya. Banyak yang mengabaikannya. Kalaupun nggak mengabaikan biasanya di isi ngawur.

Gunakan kalimat pendek yang jelas maksud dan tujuannya, sehingga penerima email itu nggak males buat buka dan baca isi email. Berikut beberapa contoh subject yang kurang bener

  • Indonesia Menuju Hijau
  • Gerakan Menanam
  • Indonesia Sehat

Maksudnya apa coba? Gimana kalau subjectnya kaya gini

  • Permohonan Sponsor Kegiatan Indonesia Menuju Hijau
  • Undangan Kegiatan Gerakan Menanam
  • Sosialisasi Kegiatan Indonesia Sehat

Enak mana? Kalau aku sih lebih menghormati mereka yang menulis dengan jelas seperti contoh bawah. Atau kalau mau baca, biasanya perusahaan atau kaya aku itu ada kok rule penulisan email untuk pengajuan iklan maupun sponsor.

Perkenalkan Diri Terlebih Dahulu

Apabila kamu belum pernah mengirim email ke orang tersebut, ada baiknya memperkenalkan diri terlebih dahulu. Seperti ini contohnya

Halo Bapak Pandu Aji,
Saya Siska dari xxx, perusahaan web hosting hosting internasional, yang merupakan bagian dari network xxx. Kebetulan saya baru saja mengunjungi website Anda https://www.panduaji.net dan ingin mengajak untuk bekerja sama dengan xxx dalam bentuk penulisan artikel.

Itu salah satu contoh pengiriman email yang semi formal. Sudah lebih dari cukup, kecuali kalau kamu mengirimkan email untuk melamar pekerjaan atau dengan CEO dari sebuah perusahaan yang akan bekerjasama dengan kamu.

Kenapa mbak ini menggunakan sapaan seperti itu? Karena posisiku di sini sebagai seorang blogger milenial yang sehingga secara personal biar lebih akrab. Ini sudah cukup sebenarnya.

Intinya di isi email ini kamu harus memperkenalkan diri terlebih dahulu siapa itu kamu. Kemudian paragraf kedua bisa ditambahkan alasan kenapa kamu mengirimkan email dan seterusnya. Jadi penerima email itu bisa tahu siapa kamu dan mau ngapain. Nggak ujug-ujug ngirim dokumen pdf tanpa isi email apapun.

Aku jadi inget quote yang sempat aku baca beberapa waktu lalu yang isinya seperti ini

be careful with how much you tolerate. You are teaching them how to treat you

Paham kan?

Terjemahannya kurang lebih gini. Hati-hati memberikan toleransi baik untuk hal sepele macam ini. Karena kamu mengajarkan mereka yang kamu tolerir bagaimana cara memperlakukanmu. Untuk itu, sekarang aku mulai tidak mentolerir hal-hal sepele macam ini, karena capek.

Lebih Baik Beri Penutup Email

Jangan lupa memberikan penutup email, supaya lebih sopan dan pantes aja. Ini ada contoh penutup email yang isinya tentang penawaran kerja

Nah, saat ini kami sedang mencari partner untuk bekerja sama. Apakah Mas berkenan untuk melakukan kerjasama? Kita bisa mendiskusikan bagaimana model kerjasamanya. Dan jika memang perlu kami bisa menyediakan imbalan bagi Mas Pandu.

Atau silakan dipikir sendiri lah, karena kalimat penutup ini mirip harapan kamu bahwa isi dari email ditanggapi dan mendapatkan balasan dari penerima email. Syukur-syukur bisa memberikan jawaban atas apa yang kamu tulis di email.

Kesimpulannya?

Sebenernya etika menulis email itu sama dengan ngobrol dengan orang. Kalau nggak kenal kita akan cenderung lebih sopan dibandingkan dengan orang yang dikenal. Hanya saja bentuknya dalam tulisan.

Jadi apakah kamu sudah paham? Atau mau mengoreksi dan menambahkan? Jangan ragu untuk berkomentar yak. Kalau kamu juga sebel sama orang-orang yang asal-asalan dalam mengirimkan email, kamu bisa share artikel di panduaji.com ini.

Bagikan tulisan ini di

Leave a Comment