Saya akhirnya memutuskan untuk meninggalkan Google Workspace dan memindahkan email bisnis ke MXroute. Alasannya sederhana: efisiensi.
Selama ini saya membayar sekitar $7 per bulan untuk satu email di Google Workspace. Kalau dikalikan 12 bulan, totalnya jadi $84 per tahun. Dengan kurs sekarang yang ada di kisaran Rp17.500-an, biaya tahunannya kurang lebih sekitar 1,4 sampai 1,5 juta rupiah.
Kalau cuma dilihat satu bulan mungkin terasa kecil. Tapi kalau dipakai bertahun-tahun, apalagi kalau suatu saat butuh beberapa email tambahan, biayanya mulai terasa juga.
Sementara itu biaya MXroute untuk satu tahun sekitar $69 dengan kapasitas 25GB. Menariknya, satu paket ini bisa dipakai untuk banyak email dan banyak domain. Beda dengan Google Workspace yang hitungannya per user.
Saya kemudian cek pemakaian email bisnis yang sudah berjalan sekitar 5 tahun. Ternyata baru habis sekitar 2GB saja. Dari sini saya mulai mikir, sepertinya saya tidak butuh layanan email yang terlalu mahal untuk kebutuhan yang sebenarnya cukup sederhana.
Kenapa pindah ke MXroute?
Kalau sebelumnya kamu masih pakai solusi email berbasis Google, mungkin kamu juga tertarik membaca pengalaman membuat custom domain email dengan Gmail supaya bisa membandingkan pendekatan lama dengan setup yang lebih baru.
Alasan utamanya tentu karena biaya. Dengan harga tahunan yang lebih murah, saya bisa membuat beberapa email untuk beberapa domain tanpa harus membayar per akun seperti di Google Workspace.
Buat kebutuhan saya sekarang, email bisnis yang penting itu bisa kirim dan terima email dengan stabil. Fitur kolaborasi Google Workspace seperti Docs, Meet, Calendar, dan Drive memang bagus, tapi untuk beberapa kebutuhan saya tidak semuanya terpakai secara maksimal.
Jadi ini bukan karena Google Workspace jelek. Saya masih pakai layanan Google untuk beberapa hal. Hanya saja, khusus untuk email bisnis, MXroute terasa lebih masuk akal dari sisi biaya.
Alur pindah dari Google Workspace ke MXroute
Secara garis besar, proses pindahnya tidak langsung saya lakukan sekali jalan. Saya lebih memilih bertahap supaya email lama tetap aman dan email baru tidak bermasalah.
- Daftar dan beli paket MXroute sesuai kebutuhan.
- Tambahkan domain ke panel MXroute.
- Buat akun email baru dengan username yang sama seperti email di Google Workspace.
- Cek konfigurasi email client dan server di panel MXroute.
- Siapkan backup email lama sebelum memindahkan DNS.
- Ubah DNS domain agar email masuk ke MXroute.
- Tes kirim dan terima email setelah DNS berubah.
Bagian paling penting menurut saya adalah jangan terburu-buru. Apalagi kalau email itu dipakai untuk bisnis. Salah setting DNS bisa bikin email tidak masuk, atau masuk ke server yang salah.
Setting DNS email
Saat masuk ke tahap pengaturan DNS, saya juga jadi ingat bahwa record seperti DKIM tetap penting supaya email tidak gampang dianggap spam. Kalau kamu butuh referensi tambahan, saya pernah menulis cara memasang DKIM record.
Setelah domain dimasukkan ke MXroute, langkah berikutnya adalah mengatur DNS. Biasanya yang perlu diganti adalah MX record agar email masuk ke server MXroute, bukan lagi ke Google Workspace.
Selain MX record, saya juga perlu memperhatikan record pendukung seperti SPF, DKIM, dan DMARC. Ini penting supaya email yang dikirim dari domain sendiri tidak mudah dianggap spam.
Kalau kamu belum terbiasa utak-atik DNS, bagian ini sebaiknya dilakukan pelan-pelan. Catat setting lama dulu, baru ganti ke setting baru dari MXroute. Dengan begitu kalau ada masalah, masih bisa dilacak dari mana penyebabnya.
Backup email lama
Sebelum benar-benar pindah, saya juga menyiapkan backup email lama. Email bisnis saya sudah berjalan sekitar 5 tahun, jadi sayang kalau arsipnya hilang begitu saja.
Untuk memindahkan arsip email dari Google Workspace ke MXroute, saya menggunakan Thunderbird. Proses ini saya tulis terpisah supaya artikelnya tidak terlalu panjang dan lebih mudah diikuti langkah demi langkah.
Kesimpulan
Setelah urusan biaya dan DNS beres, pekerjaan berikutnya biasanya adalah memindahkan arsip email lama. Untuk bagian itu saya tulis lebih detail di artikel cara memindahkan email dari Google Workspace ke MXroute via Thunderbird.
Pindah dari Google Workspace ke MXroute ini buat saya lebih ke keputusan efisiensi. Kebutuhan email bisnis tetap jalan, tapi biaya tahunannya bisa ditekan.
Kalau kamu butuh fitur kolaborasi Google Workspace setiap hari, mungkin tetap lebih nyaman bertahan di Google Workspace. Tapi kalau kebutuhan utamanya adalah email bisnis untuk beberapa domain atau beberapa akun, MXroute bisa jadi pilihan yang menarik.
Yang penting, sebelum pindah pastikan backup email lama sudah aman, akun email di MXroute sudah dibuat, dan setting DNS sudah benar.
Tinggalkan komentar