Setelah memutuskan pindah dari Google Workspace ke MXroute, pekerjaan berikutnya adalah memindahkan email lama. Saya tidak ingin arsip email yang sudah bertahun-tahun hilang begitu saja.
Untuk proses ini saya menggunakan Thunderbird. Alasannya karena cukup mudah dipakai untuk membuka dua akun email sekaligus, kemudian menyalin email dari akun lama ke akun baru.
Di kasus saya, ada sekitar 4000 email yang perlu dipindahkan. Tidak terlalu banyak kalau dibandingkan email perusahaan besar, tapi tetap saja butuh waktu dan harus hati-hati.
Kalau kamu belum baca alasan saya pindah, konteks lengkapnya sudah saya tulis di artikel efisiensi dari Google Workspace ke MXroute. Artikel itu lebih fokus ke pertimbangan biaya dan kenapa akhirnya saya merasa Google Workspace sudah tidak terlalu cocok untuk kebutuhan saya sekarang.
Buat email di MXroute dulu
Langkah pertama, buat dulu email di MXroute. Saya menggunakan username yang sama persis dengan email yang sebelumnya ada di Google Workspace.
Misalnya email lama adalah [email protected], maka di MXroute saya juga membuat email [email protected]. Tujuannya supaya lebih rapi dan tidak bingung ketika nanti dipakai di Thunderbird.
Pastikan IMAP di Google sudah aktif
Sebelum membuka Thunderbird, pastikan IMAP di akun Google Workspace sudah aktif. Tanpa IMAP, Thunderbird tidak bisa membaca email yang ada di server Google.
Kalau IMAP sudah aktif, baru lanjut install dan buka Thunderbird. Untuk pengguna Mac, Thunderbird bisa di-install lewat Homebrew atau langsung download dari website resminya.
Login akun Google Workspace di Thunderbird
Setelah Thunderbird terbuka, tambahkan akun email Google Workspace terlebih dahulu. Login seperti biasa menggunakan akun Google yang masih aktif.
Kalau berhasil, Thunderbird akan mulai menampilkan inbox dari Google Workspace. Tunggu sampai email-email mulai tersinkronisasi.
Ambil konfigurasi email client dari MXroute
Karena domain yang sebelumnya saya pakai ada di Google Workspace, bagian DNS juga tetap perlu diperhatikan. Kalau kamu sedang menyiapkan alternatif yang lebih ringan, kamu bisa juga membaca pengalaman pakai Email Routing Cloudflare untuk perbandingan.
Setelah akun Google masuk, buka panel MXroute. Di sana ada menu email clients yang berisi data untuk login email dari aplikasi seperti Thunderbird.
Data yang perlu dicatat antara lain:
- nama email,
- password email,
- server hostname,
- port IMAP yang direkomendasikan.
Data ini jangan ditebak. Ambil langsung dari panel MXroute karena tiap server bisa saja berbeda.
Tambahkan akun MXroute secara manual
Ini bagian yang menurut saya penting. Ketika menambahkan email yang sama di Thunderbird, jangan gunakan setting default.
Karena domain sebelumnya dipakai di Google Workspace, Thunderbird bisa saja otomatis mendeteksi server Gmail. Kalau itu terjadi, akun yang harusnya mengarah ke MXroute malah tetap diarahkan ke Google.
Jadi gunakan konfigurasi manual. Masukkan email, password, server hostname, dan port IMAP sesuai data dari MXroute.
Kalau berhasil, Thunderbird akan punya dua inbox untuk email yang sama. Satu inbox dari Google Workspace, satu lagi dari MXroute.
Buat folder backup di MXroute
Karena saya hanya ingin menyimpan email lama sebagai arsip, saya membuat folder backup di akun MXroute. Semua email lama saya salin ke folder tersebut.
Kalau kamu punya banyak folder di email lama, mungkin lebih baik buat folder-folder yang sama di MXroute. Jadi struktur email lama tetap rapi setelah dipindahkan.
Karena saya tidak terlalu banyak pakai folder, akhirnya saya copy semuanya ke folder backup dulu. Nanti kalau sudah selesai, bisa dirapikan lagi. Bisa manual, bisa juga dibantu AI. Hehe.
Copy email dari Google Workspace ke MXroute
Setelah dua akun tampil di Thunderbird, prosesnya tinggal pilih email dari akun Google Workspace, kemudian copy ke folder backup di akun MXroute.
Untuk jumlah email yang cukup banyak, jangan kaget kalau prosesnya lama. Di kasus saya ada sekitar 4000 email yang harus dipindahkan. Jadi saya biarkan Thunderbird bekerja sampai prosesnya selesai.
Selama proses backup berjalan, saya masih menggunakan Google Workspace untuk menerima email. Jadi proses backup email lama jalan dulu, sementara email aktif tetap aman.
Setelah backup selesai
Setelah semua proses backup email selesai, baru saya lanjut ke tahap berikutnya. Salah satunya memindahkan Google Drive dari akun kantor ke Google One pribadi saya.
Untuk bagian Google Drive, mungkin akan saya tulis di artikel terpisah juga. Karena urusannya berbeda dengan email dan langkahnya juga cukup panjang.
Kesimpulan
Supaya hasil kirim email setelah migrasi tetap sehat, jangan lupa cek juga record pendukung seperti DKIM. Saya pernah bahas lebih detail di artikel pentingnya DKIM record.
Migrasi email dari Google Workspace ke MXroute menggunakan Thunderbird ini cukup membantu buat saya. Caranya tidak terlalu rumit, asal teliti ketika memasukkan konfigurasi akun MXroute.
Kunci utamanya ada di tiga hal: IMAP Google harus aktif, akun MXroute harus ditambahkan manual, dan proses copy email jangan diburu-buru.
Tinggalkan komentar